La obligación de emitir facturas electrónicas ya es una realidad para todo aquel que participe de algún modo en la producción, distribución y venta de productos o de la oferta de servicios en todo el territorio nacional. Con la nueva ley “Crea y Crece”, es decir, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de Creación y Crecimiento de Empresas, emitida y aprobada por las Cortes Generales de España y promulgada por el Gobierno de España, con publicación oficial en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 29 de septiembre de 2022, el sistema fiscal y administrativo español da un paso decisivo hacia la digitalización, y tanto las empresas como los autónomos deberán adaptarse para seguir ejerciendo su actividad.
En este artículo se analiza en profundidad qué cambia, en el caso concreto de los autónomos, por qué es importante y cómo afrontarlo con las herramientas y estrategias adecuadas disponibles.
Un cambio legal que marca un antes y un después
La ley “Crea y Crece” no es en absoluto una reforma de poca importancia. Se trata de una de las piezas centrales del plan de modernización empresarial del Gobierno, aprobado en 2022, que busca impulsar la competitividad de autónomos y pymes, luchar contra la morosidad y fomentar la digitalización. En definitiva, poner al día, con un mayor control y también ciertas ventajas, el entorno de los pequeños negocios y empresas, que son los que más aportan a las arcas generales del estado.
Hasta hace poco, la facturación electrónica se mantenía como requisito casi exclusivo en contratos con las administraciones públicas o en relaciones con grandes corporaciones. Sin embargo, esta nueva ley amplía esta exigencia a todas las operaciones entre empresas y profesionales, lo que significa que gran parte del tejido productivo español deberá cambiar su forma de trabajar. Sin embargo, esto no debe verse como una imposición estatal que perjudica al autónomo, al contrario, se tiene que contemplar como una modernización necesaria que traerá beneficios una vez bien implementada.
En Melilla, donde muchos autónomos mantienen relaciones comerciales con entidades locales y proveedores de la península, esta obligación llega en un momento en el que la digitalización todavía avanza a distintas velocidades. Por este motivo, quien no se adapte quedará en desventaja frente a competidores más ágiles, suponiendo, por otro lado, una oportunidad de ponerse al mismo nivel que competidores con más peso en el sector donde se actúa.
La norma no solo pretende homogeneizar formatos y acelerar trámites, sino también cerrar la puerta a prácticas opacas que puedan ser sospechosas de fraudes. El Ministerio de Asuntos Económicos defiende que esta medida permitirá “reducir los tiempos de pago, mejorar el control fiscal y aumentar la competitividad de las empresas españolas”. Se pretende equiparar los diferentes sectores productivos al mismo nivel que los homólogos europeos.
El papel clave del programa de facturación online
Es necesario tener claro que, para cumplir con esta ley, no será suficiente con enviar un PDF por correo electrónico. La factura debe cumplir una serie de requisitos técnicos, como poseer un formato estructurado (Facturae, XML u otros estándares reconocidos), la firma electrónica avanzada, y en algunos casos el envío automático a plataformas como FACe, el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado.
Aquí es donde cobra protagonismo un programa de facturación online como el que ofrece holded.com, una herramienta que va a permitir la creación, el envío, el almacenamiento y la correcta gestión de las facturas según la nueva normativa. Además de generar el documento, automatizan el cálculo de impuestos, establecen series numéricas correctas, integran datos fiscales y ofrecen la posibilidad de enviarlo directamente al cliente o a un portal oficial. Trabajos que facilitan e imprimen mayor velocidad en la creación y ejecución habitual de las facturas.
Algunos autónomos ya han dado el paso y ya están notando la diferencia. Es bastante común escuchar; “Antes usaba una hoja de Excel y me arreglaba, pero ahora necesito un sistema que haga todo el proceso. Con este software puedo emitir una factura desde el móvil en cinco minutos y enviarla al cliente sin errores”, sobre todo en diseñadores gráficos autónomos y otros empleos relacionados con lo digital en Melilla.
La ventaja no se limita, como cabe suponer, a cumplir la ley, sino a simplificar la gestión de manera eficiente sin disminuir un ápice de productividad. La mayoría de los programas ofrecen estadísticas de facturación, alertas de cobros pendientes, integración con bancos y exportación directa para la asesoría. En sectores con alto volumen de facturación mensual, esto supone un salto de calidad evidente, además de una mejora en la productividad por la optimización de los tiempos en el horario laboral.
Ventajas y beneficios que no todos ven a primera vista
El cambio puede generar resistencia, es lógico y previsible. No es raro escuchar frases como “llevo veinte años haciéndolo así y no necesito nada nuevo”. Sin embargo, las ventajas prácticas superan las incomodidades iniciales, solo hay que probarlas para ser consciente de este hecho.
- Menos papeleo y mejor organización: ya no es necesario acumular carpetas, folios y duplicados. Todo queda en la nube, accesible desde cualquier momento y lugar.
- Mayor rapidez en los pagos: la trazabilidad que ofrece la factura electrónica facilita reclamar deudas y verificar plazos.
- Control total de la actividad: al centralizar la información, se hace posible analizar con más precisión la salud financiera del negocio.
- Reducción de errores: el formato estructurado y la automatización de cálculos minimizan fallos en IVA, IRPF o numeración.
- Imagen profesional: un documento electrónico con sello digital transmite seriedad y fiabilidad.
El beneficio es también colectivo. Concretamente, la Administración estima que la implantación plena de la facturación electrónica podría reducir la morosidad empresarial en un 30 % y ahorrar más de 18.000 millones de euros en costes administrativos anuales.
Retos y obstáculos que conviene anticipar
Pese a sus ventajas, la transición no está exenta de dificultades, especialmente para quienes no están familiarizados con herramientas digitales.
- Curva de aprendizaje Adoptar un programa de facturación requiere tiempo. Además de aprender a instalarlo, habrá que saber configurar datos fiscales, tipos de IVA, retenciones, clientes frecuentes, plantillas de envío y firma electrónica.
- Coste económico Aunque hay opciones gratuitas, muchas soluciones completas funcionan por suscripción mensual. La elección dependerá del volumen de facturación y de las funciones que necesites.
- Compatibilidad técnica Es fundamental asegurarse de que el software elegido cumple con la normativa y genera formatos aceptados por los sistemas de destino. Enviar un PDF sin estructura digital no es válido.
- Cambios normativos La facturación electrónica está en constante evolución. Las herramientas deben actualizarse automáticamente para incorporar nuevos requisitos legales.
Un ejemplo reciente: en 2024, el formato Facturae pasó de la versión 3.2.1 a la 3.2.2, obligando a todos los emisores a actualizar sus sistemas para seguir siendo compatibles. Quien no lo hizo a tiempo se encontró con rechazos de facturas y retrasos en los pagos.
Cómo elegir la herramienta adecuada y adaptarte sin estrés
La clave para una transición fluida está en planificar conscientemente, reconociendo desde el principio, lo que se tiene entre manos.
Estos pasos son esenciales:
- Analiza tus necesidades: no es lo mismo facturar a clientes particulares que trabajar con organismos públicos.
- Prueba varias opciones: muchos programas ofrecen periodos de prueba gratuitos; úsalos para comprobar si se adaptan a tu forma de trabajar.
- Asegúrate del cumplimiento legal: revisa que el software genera facturas en formatos oficiales y con firma electrónica válida.
- Valora las funciones extra: integración bancaria, gestión de gastos, emisión de presupuestos, control de stock…
- No esperes a última hora: cuanto antes empieces a usarlo, antes se convertirá en parte natural de tu rutina.
En Melilla, algunos asesores fiscales ya están ofreciendo formación exprés a autónomos para que se familiaricen con estas plataformas antes de que la obligación sea inminente. Invertir unas horas en aprender ahora puede ahorrar semanas de problemas después.
La digitalización como oportunidad y no solo obligación
Es comprensible que una imposición legal genere rechazo, pero la experiencia de otros países demuestra que los beneficios superan las molestias iniciales. En Italia, por ejemplo, la facturación electrónica obligatoria se implantó en 2019 y, según datos de la Agencia Tributaria italiana, ha supuesto una reducción del fraude fiscal en más de un 15 % en apenas dos años.
En España, la “Crea y Crece” persigue un control fiscal más efectivo, aunque también quiere equiparar a las pequeñas empresas con estándares de gestión que antes eran propios de grandes corporaciones. Esto eleva el nivel de competitividad y abre la puerta a colaboraciones que antes estaban fuera de alcance por barreras administrativas.
Para el autónomo que se adapta rápido, la ley se convierte en un trampolín, puesto que obtendrá un mayor control, más eficiencia, menos errores y una imagen más sólida frente a clientes que valoran la puntualidad y la formalidad en la gestión.
En definitiva, el programa de facturación online ya no es una opción para “los que quieren modernizarse”, sino una herramienta imprescindible para sobrevivir en un mercado cada vez competitivo y digital. Quien la vea solo como un gasto estará perdiendo de vista su verdadero valor, el ahorro de tiempo, la reducción de problemas y la apertura de puertas para nuevas oportunidades de negocio.
