VeriFactu: empresas y autónomos, en algunos casos, podrán seguir facturando en Excel o Word.

La Agencia Tributaria ha aclarado que los autónomos y pymes que usen Excel o Word de manera manual no necesitarán implementar el sistema VeriFactu para la facturación, lo que reduce la confusión y preocupación generada por el nuevo reglamento antifraude.

 

 La Agencia Tributaria ha aclarado un punto que había generado confusión y que alivia a los autónomos y a las pequeñas empresas.

El tejido empresarial español se enfrenta a una transformación importante y poco clara (para la gran mayoría de empresas y autónomos), con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación y forma parte de las medidas de la Ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Se introduce el sistema VeriFactu, un nuevo modelo de control de la facturación electrónica desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT), cuyo objetivo es garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean íntegras, auténticas y verificables, evitando así la manipulación o eliminación de registros. Muchos se quejan del excesivo control y del incremento de trabajo que supondrá.

A día de hoy, a falta de poco más de dos meses para que entre en vigor la aplicación del reglamento en las empresas, una parte considerable del entramado de pymes y autónomos no tiene claras sus obligaciones, lo que está provocando nervios, preocupación y desconcierto.

En medio de las dudas sobre la obligatoriedad de adquirir o no nuevos programas, ha surgido una aclaración por parte de la Dirección General de Tributos que puede suponer un gran alivio para muchos pequeños profesionales: Los autónomos y las empresas que utilicen herramientas sencillas como Excel o Word de forma manual podrán seguir facturando de esta manera y no estarán obligados, por tanto, a instalar el sistema VeriFactu ni a generar el código QR asociado.

En respuesta a una consulta vinculante, desde la AEAT aseguran que: “El reglamento no les afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas, imprimirlas y conservar la información”.

La creencia generalizada de que siete millones de empresas y autónomos están obligados a tener VeriFactu había generado miedo y confusión.

La clave para saber si me afecta o no VeriFactu reside, fundamentalmente, en la definición de Sistema Informático de Facturación (SIF). Si un autónomo utiliza Excel o Word como una máquina de escribir o un talonario de facturas manual, no se considera un SIF y, por lo tanto, no está obligado a cumplir con la normativa VeriFactu ni a generar el código QR.

Servicios puntuales

Si la hoja de cálculo se utiliza para automatizar ligeramente la facturación (por ejemplo, utilizando sumatorios complejos, resúmenes que tiran de otras facturas o generando directamente libros de IRPF o modelos oficiales), entonces sí se considera un SIF y se está obligado a cumplir con la regulación antifraude.

Esta distinción es importante y puede suponer un gran alivio para aquellos profesionales que emiten un escaso número de facturas mensuales, como muchos autónomos, artesanos o quienes realizan servicios puntuales. Para aquellos que están obligados, pero facturan muy poco o no quieren invertir en un software, la AEAT ofrece una aplicación gratuita para emitir sus facturas.

La AEAT podrá verificar si las hojas de cálculo cumplen los criterios de un SIF, si el uso es simple y no se utilizan fórmulas complejas o funciones de registro avanzadas, no deberían requerir nada.

Para los que utilizan o adquieren un SIF, las consecuencias del incumplimiento son severas. Los fabricantes de software se pueden enfrentar a multas de hasta 150.000 euros por instalación si venden programas no adaptados o que permitan malas praxis, mientras que a los clientes (empresas y autónomos), la utilización de un software no homologado puede acarrear una sanción de 50.000 euros.

¿Qué es VeriFactu?

Es el Reglamento que establece los requisitos técnicos para los sistemas de facturación, se enmarca dentro de la Ley antifraude y busca regular los llamados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Este reglamento exige que los clientes que utilicen un SIF dispongan de un software adaptado que debe cumplir dos requisitos: ser antifraude y tener la posibilidad de comunicarse con la Agencia Tributaria.

El programa debe impedir que las facturas sean editadas o borradas una vez emitidas, debe generar la factura internamente de manera correcta y emitir automáticamente un código QR. Si el contribuyente decide comunicar la factura a Hacienda, el QR indicará que está registrada; si, por el contrario, opta por no comunicarla, indicará “factura no verificable”, aunque el programa seguirá operando con sus funciones antifraude.

A diferencia de sistemas como TicketBAI, del País Vasco, donde la adhesión es obligatoria, en el resto de España la comunicación de las facturas a la Agencia Tributaria es voluntaria.

Hacienda, pese a la voluntariedad antes indicada, tiene una estrategia clara: sus inspecciones se centrarán primero en aquellas empresas que decidan no comunicar sus registros en tiempo real. Aunque la comunicación inmediata sea voluntaria, el programa informático permitirá exportar todos los registros para subirlos a la Agencia Tributaria en el momento en que esta los requiera.

Entrada en vigor: el reglamento se aplicará en dos tiempos diferenciados: el 1 de enero para las empresas y el 1 de julio para los autónomos.

Proformas

VeriFactu no cambia la forma en que se envían las facturas (que seguirán siendo PDF o impresas). Sin embargo, establece que una factura emitida con un SIF es inalterable. Si hay un error, solo se puede rectificar o abonar (corregir parcial o totalmente). La recomendación para las empresas que usen SIF es seguir trabajando con proformas (o prefacturas). Estas pueden ser modificadas hasta que se convierten en facturas definitivas (inmodificables y comunicadas a Hacienda).

 

 

Acceda a la versión completa del contenido

VeriFactu: empresas y autónomos, en algunos casos, podrán seguir facturando en Excel o Word.