Las empresas y autónomos de Melilla enfrentan incertidumbre con la facturación electrónica, que entra en vigor pronto. Aunque se permite la emisión de facturas proforma, deberán conservarlas. La normativa busca aclarar el proceso y podría conllevar sanciones por incumplimiento.
Muchas empresas y autónomos melillenses están preocupados por la complejidad e indefinición que existe con la implantación de las facturas electrónicas: no saben cómo hacerlo, no saben los límites, no saben cómo enviarlas a Hacienda, etc.
Los autónomos podrán seguir elaborando facturas proforma y borradores con los nuevos programas de facturación, pero deberán conservarlas en los registros del sistema, al igual que ocurre con las facturas definitivas.
Aunque a día de hoy el reglamento de la factura electrónica aún se encuentra pendiente de publicación, la norma para que los autónomos adecúen los programas de facturación con los que expedirán sus facturas se encuentra cada vez más cerca. Faltan menos de seis meses para su entrada en vigor en el caso de los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, y poco menos de un año para el resto de obligados tributarios.
El uso de la facturación electrónica, pese a la ausencia de texto definitivo, se ha incrementado (aunque aún hay un gran porcentaje de empresas y autónomos que no lo utilizan, sobre todo por su complejidad e indefinición) entre los negocios en los últimos años. En 2023 creció un 35% y en 2024 el crecimiento fue de un 21%, hasta alcanzar las de 500 millones de facturas expedidas en nuestro país.
La normativa permite a los autónomos seguir redactando facturas proforma y borrador
Según Hacienda, introducir datos de manera temporal o editarlos, así como la visualización previa de las facturas, no está prohibido, ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, ni por el reglamento de obligaciones de facturación.
Hasta que una factura no esté completada, no podrá ser expedida con el código QR, que verifica la factura. Por tanto, ni las facturas proforma ni los borradores llevarán código QR.
Se permite por la ley la emisión de facturas simplificadas, proforma o sin validez fiscal, siempre que sean sustituidas, en los registros definitivos y en el momento del envío al cliente, por facturas o facturas simplificadas válidas u oficiales.
La incorporación del código QR determina la validez fiscal de la factura
Cuando la factura se emite de forma definitiva, incorporando en ella el código QR y generando el correspondiente registro de facturación de alta firmado –que es el que debe remitirse a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria–, deja de ser considerada un borrador.
A partir de ese momento, su alteración no está permitida. Sólo podrá realizarse a través de la creación de un nuevo registro de facturación electrónica, como aclara, aunque de forma muy farragosa y poco clara, el reglamento de programas de facturación.
Los autónomos deberán conservar los borradores y facturas proforma
La generación de este tipo de facturas no válidas fiscalmente debe estar ligada al sistema de emisión de facturas, conformando, cuando los autónomos trabajen en ellas, una única unidad.
La falta de conservación no sería legal y sería sancionable el uso de sistemas que generen este tipo de facturas, ya sea proforma o borrador (también de facturas simplificadas) que no tengan los elementos de control necesarios para conservarlas.
Las sanciones por tener y utilizar programas de facturación que no permitan un correcto uso de las facturas, pueden alcanzar los 50.000 euros.
El lugar donde se conserven los registros de facturación será una decisión del obligado a expedir factura que utiliza el programa de facturación.
Las facturas proforma y los borradores deberán conservarse, aunque se posea la funcionalidad Verifactu, que, en principio, permite no conservar los registros ya que se remiten en tiempo real a la AEAT.
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